Rozliczanie czasu pracy i nadgodzin pracowników często przysparza wielu problemów przedsiębiorcom. Zgodnie z przepisami czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oczywiście w przepisach istnieją również istotne wyjątki.
Standardowy czas pracy
Pracodawca nie może planować każdego dnia pracy dłuższego niż wskazany w przepisach czas. Zgodnie z prawem, praca wykonywana przez osobę zatrudnioną na pełen etat nie może być wykonywana dłużej, niż przez 8 godzin na dobę. Istnieje oczywiście kilka wyjątków pozwalających wydłużyć czas pracy, np. w równoważnym systemie czasu pracy oraz w systemie pracy weekendowej (praca jest wówczas wykonywana wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta).
Przykład
Sklep jest otwarty od 10-tej do 19-tej. Właściciel otwiera i zamyka sklep, ale pracownicy codziennie pracują przez 9 godzin(cały okres otwarcia sklepu). Załóżmy, że osoby zatrudnione są zadowolone z takiego układu, bo dostają pensję za dodatkową godzinę dziennie. Pracodawca też nie może narzekać, bo nie potrzebuje dodatkowych osób.
Z prawnego punktu widzenia
Z punktu widzenia prawa pracy taka sytuacja jest nielegalna, ponieważ pracodawca każdego dnia dopuszcza do przekraczania obowiązujących norm czasu pracy. Kodeks pracy przewiduje wyjątki, ale wyłącznie w sytuacjach nadzwyczajnych i kiedy wykonywanie obowiązków pracowniczych nie ma charakteru stałego. Zgodnie z przepisami, praca w nadgodzinach jest dopuszczalna tylko w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, np. pożar czy powódź w magazynie;
- szczególnych potrzeb pracodawcy, np. w razie konieczności rozładowania dużego transportu łatwo psujących się towarów.
Pamiętajmy, że wykonywanie obowiązków w godzinach nadliczbowych powinno mieć charakter nadzwyczajny. Oczywiście jeżeli pracodawca otrzymuje to przykładowe, duże terminowe zamówienie to musi zmienić grafik tak, aby pracownicy wiedzieli wcześniej ile zostaną danego dnia w pracy. Tak praktyka jest jak najbardziej dozwolona i nie oznacza planowania nadgodzin.
Jeśli jednak pracodawca nagminnie planuje czas pracy swoich pracowników powyżej 8 godzin dziennie – PIP może nałożyć na niego karę.
Kiedy sklep otwarty jest dłużej niż 8 godzin…
Pracodawca, który prowadzi sklep, który z reguły jest otwarty dłużej niż 8 godzin dziennie, aby działać zgodnie z prawem powinien wybrać jeden z poniższych modeli:
- stosować podstawowy, 8-godzinny dzień pracy i rozpisywać grafik dla poszczególnych osób tak, aby się uzupełniały,
- zatrudniać dodatkowo osoby na niepełny wymiar etatu, aby uzupełnić braki kadrowe,
- wprowadzić system równoważny, gdzie miałby możliwość planowania pracy w część dni do 12 godzin – pracownik pracuje np. 3 dni po 10 czy 11 godzin, ale w zamian za to dostaje dzień wolny lub ma skracany dzień pracy w kolejnych dniach.
Przykład
W sklepie spożywczym pracownicy wykonują swoje obowiązki 13 godzin dziennie (w systemie dzień pracy i dzień wolnego). Praca jest zorganizowana w ten sposób, że zatrudnieni nie przekraczają miesięcznego limitu godzin pracy. Zdarza się jednak, że w soboty dodatkowo zostają dłużej, by rozładować towar, za co pracodawca im nie płaci.
Z prawnego punktu widzenia
Pracodawca złamał tu kilka przepisów, ponieważ nawet w systemie równoważnego czasu pracy nie może przekroczyć on 12 godzin w okresie rozliczeniowym nie przekraczającym miesiąca. Ponadto powinien on wypłacić pracownikom wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. W razie kontroli inspekcji pracy za każde z takich naruszeń przepisów grozi mu grzywna nawet do 30 tys. złotych.
Dodatkowo, jeżeli pracownicy pracują w weekendy powyżej normy to powinni otrzymać dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości:
- 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
- w nocy, jeżeli praca wykonywana była po godzinie 21-szej,
- w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go grafikiem;
- 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż niedziela i święto, więc jeżeli pracownicy pracują w sobotę to oprócz normalnego wynagrodzenia pracodawca powinien im zapłacić dodatek w wysokości 50% otrzymywanej podstawy.
Zamiast dodatku za pracę w czasie dłuższym niż obowiązująca norma pracodawca może dać pracownikom wolne. Długość czasu wolnego powinna wynieść tyle godzin, ile zatrudniony przepracował w formie nadgodzin. Taka rekompensata może być zastosowana zarówno na wniosek pracownika, jak i bez niego.
Kiedy zaczyna się doba?
W przepisach kodeksu pracy gwarantujących pracownikom odpowiednie okresy odpoczynku możemy znaleźć pojęcia „doba” oraz „tydzień”. Należy jednak pamiętać, że ich znaczenie na gruncie prawa pracy różni się od ich zwyczajowego rozumienia.
Zgodnie z kodeksem pracy doba to kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczął wykonywanie obowiązków zgodnie z obowiązującym go grafikiem. Zatem w świetle prawa doba nie zaczyna się o północy, ale o godzinie, w której pracownik rozpoczął pracę. Przykładowo, jeśli pracownik przychodzi do zakładu pracy w poniedziałek o godzinie 7 i zgodnie z planem zaczyna wykonywać swoje obowiązki, to doba trwa do godziny 7 we wtorek.
Tydzień w prawie pracy to 7 kolejnych dni kalendarzowych. Trwa zatem od godziny 00.00 dnia pierwszego do godziny 24.00 dnia siódmego, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. A więc tydzień w rozumieniu prawa pracy może rozpoczynać się dowolnego dnia tygodnia, np. we wtorek. W niektórych przypadkach czas ten może trwać mniej niż 7 dni, np. gdy okres rozliczeniowy kończy się w środku trwającego tygodnia.
11 minimalnej przerwy
Pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie. Oznacza to, że od momentu rozpoczęcia pracy danego dnia, w ciągu następnych 24 godzin, musi on mieć co najmniej 11 godzin wolnych od pracy. Oznacza to, że łącznie z nadgodzinami pracownik nie powinien przepracować więcej niż 13 godzin w ciągu doby.
35 godzin nieprzerwanego odpoczynku
Zgodnie z prawem pracy w ciągu tygodnia pracy pracownik powinien otrzymać minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, w którego skład wchodzi wcześniej wspomniany, 11-godzinny odpoczynek dobowy. tygodniowy odpoczynek może być skrócony w wyjątkowych przypadkach, jednak nie mniej niż do 24 godzin. Kiedy jest to możliwe? M.in. w razie zmiany pory wykonywania pracy w związku z przejściem zatrudnionego na inną zmianę, zgodnie z ustalonym grafikiem.
35-godzinny odpoczynek powinien obejmować niedzielę. Zgodnie z Kodeksem pracy niedziela trwa kolejne 24 godziny poczynając od godz. 6 tego dnia do 6 w poniedziałek. Pracodawca może jednak – w drodze np. regulaminu – odmiennie ustalić ramy czasowe niedzieli.
Wyjątkowo 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego można udzielić w innym dniu tygodnia, gdy przepisy prawa pracy zezwalają na pracę w niedzielę w danym zakładzie pracy.
Zalecenia dla pracodawców
Zdarza się, że nieprzestrzeganie norm czasu pracy zawartych w przepisach jest spowodowane niewiedzą lub obopólną zgodą pracodawcy i pracownika. Niestety należy pamiętać, że pracodawcy, który nie stosuje się do zapisów Kodeksu pracy i nie zapewnia swoim pracownikiem minimalnego ustawowego czasu na odpoczynek, grozi grzywna w wysokości do 30 tys. zł.
Pracownik, którego prawo do odpoczynku zostało naruszone może żądać od pracodawcy odszkodowania przed sądem, dlatego pracodawcy powinni dokładnie przeanalizować swoje potrzeby logistyczne oraz możliwości personalna i korzystać odpowiednich systemów czasu pracy, odpowiadających potrzebom ich biznesu.